Møder med energi

Dato 24/05-2011

Forfatter Pia Torreck

Kan vi designe møder, der tilfredsstiller alles ønsker og særlige behov? Med de rette metoder og teknikker kan de fleste møder både være spændende,  involverende, effektive og beslutningsdygtige – uanset antallet af mødedeltagere og mødets fysiske ramme.

Har du prøvet at deltage i et møde, hvor du ikke hørte halvdelen fordi lederen holdt enetale i timevis?

Har du prøvet at deltage i et møde, hvor du blev mere og mere irriteret – fordi lederen informerede om en række beslutninger, hvor du følte, at der burde have været en fælles dialog forinden?

Har du prøvet at deltage i lange og ustrukturerede møder, hvor I kun nåede halvdelen af dagsordenen?

Har du overvejet at ændre formen på jeres møder – så der skabes energi, lyst, vilje og accept?

Nu er mødedeltagere ligeså forskellige som mennesker, så mon vi kan designe møder, der tilfredsstiller alles ønsker og særlige behov? Du holder måske møder i en frokoststue – og synes ikke, at du har plads til de store udskejelser? Eller måske bekymrer du dig om, hvad andre vil tænke om dig, hvis du ændrer på jeres møder?

Der er måske flere indvendinger mod at ændre på møderne MEN ærlig talt, har du været til nogle møder, der gav dig energi, mod, lyst og engagement? Hvis JA, så læs endelig videre …

Fremover vil du ikke uddelegere designet af dine møder – allerhøjest ordstyrerrollen og referatskrivningen.

De bedste møder er ofte dem, hvor deltagerne selv er mest aktive.

FORM KONTRA INDHOLD

Erhvervslivets manglende fokus på disciplinen “god mødeledelse” skyldes, at mødeindholdet overskygger formen. Det mener Ib Ravn, forsker i mødeledelse ved Learning Lab Denmark.

Mødeledelse er måske ikke særligt sexet. Derimod er mødernes indhold – som for eksempel budgettet, referat fra chefmødet og ”bordet rundt” – langt mere i fokus. Første skridt på vejen mod ”Energimøder” er at skelne mellem mødets indhold og dets form. Og derefter stramme op på formen. Det er anstrengelserne værd. Mange virksomheder bruger store resurser på mødeaktiviteter.

De bedste møder er ofte dem, hvor deltagerne selv er mest aktive. De møder, hvor der ”arbejdes” på selve mødet. Hvorfor overhovedet gøre andet?

Med de rette metoder og teknikker kan de fleste møder gøres spændende, involverende, effektive og beslutningsdygtige – uanset antal deltagere og fysisk ramme.

EN AKTIV FORM PÅ DINE MØDER

Kender du nogle af følgende metoder?

  • Brainstorming (idégenerering)
  • Brainwriting (effektiv idégenerering)
  • Delphi (involvering og prioritering)
  • De 6 tænkehatte (perspektivering)
  • 2 personers summegruppe (refleksion og perspektivering)

Og har du overvejet at bruge dem på nogle af dine møder? Hvis NEJ, så kan de være med til at forbedre dine møder markant!

Almindelig snak på et møde kan være OK, men kan også medvirke til, at:

  • Dem der plejer at snakke – snakker
  • Beslutningerne bliver som de plejer
  • Engagementet og entusiasmen er så som så

Så hvorfor ikke overveje, at bruge nogle nye teknikker, der kan sikre, at ”de stille” kommer til orde og bliver aktive?

Hvorfor ikke sikre, at beslutninger tages på baggrund af reel involvering? Så du undgår støj i krogene efter mødet?

Hvorfor ikke effektivisere mødeafviklingen, så du sparer tid samtidig med at dine møders kvalitet højnes? Så du når alle punkterne på dagsordenen.

1. EKSEMPEL

100 mand i en gymnastiksal. 12 flipoverstativer. Bordene opstillet i grupper. 12 grupper, der har hver deres opgave. De 12 grupper skifter bord, hver 15 minut. 5 skift. En bordformand tager referat af drøftelserne. Bordformændene fremlægger konklusionerne for de øvrige.

2. EKSEMPEL

Et lille afdelingsmøde på en café i nærheden af virksomheden. Emnet for mødet er ”sygefravær – nedbringelse af sygefraværet”. I 2 personers-summegrupper drøftes mulige årsager. I fællesskab findes frem til de primære årsager. Enkeltvis skabes fem ideer, der sendes i cirkulation mellem alle. Imellem de mange ideer vælges de 2-3 ideer, som synes at ville være mest effektiv.

3. EKSEMPEL

Et afdelingsmøde, hvor vi skal drøfte medarbejderudviklingssamtaler. Alle får gule post-it lapper. Alle noterer fem gule post-it lapper med ”Det taler vi om på en udviklingssamtale” – alle udfylder derefter fem gule post-it lapper med ”det taler vi IKKE om”. Alle fremlægger på en +/-tavle.